Recruiting-Prozesse outsourcen

Die Vorteile von RPO im Überblick

Warum sollten Unternehmen sich unnötig lange mit der Suche und Auswahl geeigneter Kandidaten aufhalten, wenn es Dienstleister gibt, die ein effizientes Bewerbermanagement und eine solide Vorauswahl anbieten? Wir erklären, wann es sich lohnt, den Recruitingprozess Externen zu überlassen und welche Vorteile RPO für Ihr Unternehmen bietet.

Was ist RPO und für wen lohnt es sich?

Beim Recruitment Process Outsourcing (RPO) werden Recruitingprozesse teilweise oder komplett an einen externen Dienstleister ausgelagert. Dies geschieht häufig projektbezogen: Der Dienstleister übernimmt bei akutem Personalbedarf den gesamten Prozess der Vorauswahl mittels verschiedener, auf die Anforderungen der Zielposition abgestimmter Verfahren wie dem Screening von Bewerbungsunterlagen, Online-Assessments, Telefon- und (Zeitversetzten) Videointerviews oder Assessment Center. Am Ende steht die Empfehlung ausgewählter passender Kandidaten durch den Dienstleister – und die finale Einstellungsentscheidung durch das beauftragende Unternehmen.

In drei Fällen lohnt sich das Auslagern des Recruitingprozesses an externe HR-Spezialisten ganz besonders:

1. Wenn Unternehmen für die Personalauswahl keine Ressourcen zur Verfügung haben.
2. Wenn Unternehmen regelmäßig großen Personalbedarf haben, zum Beispiel in Form des „Massen-Recruitings“ von Auszubildenden.
3. Wenn erfolgskritische Positionen wie die des Geschäftsführers besetzt werden sollen und die psychologische Expertise für die Auswahl intern fehlt.

Der RPO-Prozess, wie er im Buche steht

Der RPO-Dienstleister versteht sich als Teil der Organisation des Auftraggebers. Durch dieses Verständnis fängt die Aufgabe für den Dienstleister bereits vor dem eigentlichen Auswahlprozess an. Um zu verstehen, auf was es dem Unternehmen bei der Personalauswahl ankommt, sind nicht nur die Anforderungen relevant, die für die Stelle als solche gefordert werden, sondern auch die Rahmenbedingungen, die sich zum Beispiel aus der Geschäftstätigkeit oder der Unternehmenskultur ableiten. Um hier ein genaueres Bild zu erhalten, sind Gespräche mit der Unternehmensleitung und den internen Experten für die Beurteilung der Zielposition ebenso unumgänglich wie das Sammeln frei verfügbarer Informationen im Vorfeld nötig. Erst dann erstellt der Outsourcing-Partner gemeinsam mit dem Unternehmen ein konkretes Anforderungsprofil für die zu besetzende Stelle und stellt sicher, dass der unternehmensseitige Wunsch später der bewerberseitigen Wirklichkeit entspricht. Auf Basis des Anforderungsprofils wird eine aussagekräftige Stellenanzeige entwickelt und online vom RPO-Dienstleister auf passenden Jobportalen sowie auf Wunsch auch in Offline-Kanälen wie Zeitungen veröffentlicht. In der Folge gehen die Bewerbungen über das digitale Bewerbungsportal beim Dienstleister ein. Der Kunde hingegen kann sich seinen genuinen Aufgaben widmen, bis die finale Einstellungsentscheidung ansteht.

Unmittelbar nach dem Eingang der Bewerbungen beginnt auch schon der eigentliche Auswahlprozess: Auf Grundlage des Anforderungsprofils und unter Einbeziehung weiterer Gegebenheiten – wie zum Beispiel der lokalen Erreichbarkeit der Bewerber, der erwarteten Anzahl der Bewerbungen oder der Akzeptanz bestimmter Verfahrenstypen bei der jeweiligen Zielgruppe – durchlaufen die Bewerber verschiedene standardisierte Auswahlverfahren. Über den Stand des Prozesses informiert der Dienstleister das Unternehmen in regelmäßigen Reportings – beispielsweise darüber, wie viele Bewerber den Online-Vorauswahl-Test erfolgreich absolviert haben und nun zu einem Telefoninterview eingeladen werden. In persönlichen Gesprächen oder via E-Mail können Fragen geklärt und der Prozessstand auch persönlich besprochen werden. Bevor ein Kandidat zum Assessment Center eingeladen wird, besteht die Möglichkeit, dass sich beide Seiten kennenlernen, was vor allem in kleinen und mittelständischen Unternehmen häufig genutzt wird.

Die psychologisch geschulten Assessoren des Dienstleisters arbeiten in allen Prozessschritten mit standardisierten Verfahren wie webbasierten Tests, Rollenspielen und Interviews. 

Nach Durchführung des Assessment Centers erstellt der Dienstleister ein Gutachten, in dem die Ergebnisse der Kandidaten im Hinblick auf die Anforderung der Stelle dargestellt und Empfehlungen ausgesprochen werden. 

Nicht selten kommt es dabei zu Überraschungen, da die persönlichen Präferenzen des Unternehmens nicht zwangsläufig mit den Ergebnissen der Eignungsfeststellung einhergehen.

Die detaillierten Gutachten mit allen Ergebnissen sowie die Bewerbungsunterlagen bilden die finale Entscheidungsgrundlage für den Kunden, der die auserwählten Kandidaten nun zu einem persönlichen Vorstellungsgespräch einladen kann.

Die zentrale Aufgabe des Dienstleisters in diesem Prozess ist sicherzustellen, dass der Kunde seine Wahl nur unter Kandidaten trifft, die den definierten Anforderungen ausnahmslos genügen. Ist dies sichergestellt, kann der Kunde seine Entscheidung auch aus dem Bauch und mit vergleichsweise unstandardisierten Verfahren treffen.

5 Vorteile von Recruitment Process Outsourcing (RPO)

1. RPO überzeugt durch Qualität der Auswahl:

Beim RPO arbeiten (personal-)psychologisch ausgebildete Recruiting-Experten fokussiert auf das jeweilige Projekt mit eignungsdiagnostischen Verfahren. Sie stellen sicher, dass die richtigen Auswahlkriterien definiert wurden, dass die angewendeten Verfahren die Fähigkeiten und Eigenschaften der Bewerber objektiv, reliabel und valide erheben und dass am Ende zuverlässig die richtigen Kandidaten ausgewählt werden. Sie verfügen über langjährige Expertise und Branchenerfahrung. Die Personalauswahl ist ihr Kerngeschäft.

2. Unternehmen können sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren:

Der Fokus auf das Wesentliche ist besonders bei kleineren Unternehmen wichtig. Kann ein Unternehmen nicht auf eigene Ressourcen für die Personalauswahl zurückgreifen, ist es oft einfacher, den Recruitingprozess auszulagern. So kann es alle verfügbaren Ressourcen in das eigentliche Geschäft investieren. Regelmäßige Reportings und Analysen garantieren, dass das Unternehmen über den aktuellen Stand in seinem Recruitingprozess informiert bleibt.

3. Unternehmen sparen langfristig Kosten:

Der RPO-Prozess ist skalierbar und projektbezogen – der Kunde muss den Dienstleister nur dann bezahlen, wenn tatsächlich eine Position besetzt werden soll. Die projektbezogene Abrechnung bringt ihm Flexibilität, da er beispielsweise nur zu Stoßzeiten investiert. Gehälter der Personalabteilung, die ganzjährig gezahlt werden müssen, werden so eingespart.

4. Unternehmen profitieren von Kostentransparenz:

Der externe Dienstleister schließt mit dem Unternehmen einen Vertrag, in dem alle im Vorfeld gemeinsam definierten Schritte des Recruitingprozesses und deren Kosten übersichtlich und transparent dokumentiert sind. Unvorhergesehene Investitionen entfallen.

5. Recruitment Process Outsourcing bietet höhere Geschwindigkeit:

HR-Spezialisten beschäftigen sich tagtäglich mit Recruitingsystemen und -prozessen. Selbst wenn einzelne Auswahlverfahren individualisiert werden, läuft der gesamte Prozess durch RPO schneller ab. Besonders beim zeitgebundenen Massen-Recruiting – zum Beispiel bei der Besetzung eines neuen Werks – bedarf es schneller Recruitingprozesse. Dann lohnt es sich, auf professionelle Dienstleister zurückzugreifen, um effizient und ohne notwendige Implementierungszeit zu rekrutieren.